Regulamin Organizacyjny
Załącznik do Zarządzenia Nr 4/2021
z dnia 24 marca 2021 r.
Dyrektora Gminnego Ośrodka
Pomocy Społecznej w Czosnowie
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
GMINNEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W CZOSNOWIE
Rozdział 1. Postanowienia ogólne
§ 1.
- Regulamin organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Czosnowie określa strukturę Ośrodka, zasady funkcjonowania oraz zakresy działania komórek organizacyjnych Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej.
- Przepisy Regulaminu organizacyjnego obowiązują wszystkich pracowników, zatrudnionych w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Czosnowie, bez względu na stanowisko, rodzaj umowy i wymiar czasu pracy oraz bez względu na okres, na jaki zawarto umowę.
§ 2.
1. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:
1) Gminie - rozumie się przez to Gminę Czosnów,
2) Wójcie - rozumie się przez to Wójta Gminy Czosnów,
3) Ośrodku - rozumie się przez to Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Czosnowie,
4) Dyrektorze - rozumie się przez to Dyrektora Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Czosnowie,
5) Głównym księgowym - rozumie się przez to Głównego księgowego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Czosnowie,
6) Pracowniku – rozumie się przez to osobę zatrudnioną w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Czosnowie,
7) Komórce organizacyjnej - rozumie się przez to Dział Ośrodka i samodzielne stanowiska,
8) Regulaminie - rozumie się przez to Regulamin Organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Czosnowie,
9) Statucie - rozumie się przez to Statut Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Czosnowie.
§ 3.
1. Podstawy prawne i przedmiot działania Ośrodka określa Statut.
§ 4.
1. Misją Ośrodka jest zapewnienie sprawnego i fachowego realizowania zadań własnych Gminy jak i zleconych w zakresie pomocy społecznej w rozumieniu ustawy o pomocy społecznej oraz innych ustaw.
Rozdział 2. Kierownictwo Ośrodka
§ 5.
1. Pracą Ośrodka kieruje Dyrektor, przy pomocy swojego Zastępcy, Głównego księgowego.
2. Główny księgowy prowadzi gospodarkę finansową Ośrodka i jest za nią odpowiedzialny.
3. W czasie nieobecności Dyrektora w jego imieniu działa Zastępca Dyrektora.
4. Dyrektor i Zastępca są upoważnieni do podpisywania decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń, na podstawie pełnomocnictwa bądź upoważnienia udzielonego przez Wójta.
§ 6.
1. Dyrektor odpowiada za realizację zadań Ośrodka.
2. Do zadań Dyrektora należy w szczególności:
1) kierowanie bieżącą działalnością Ośrodka i reprezentowanie go na zewnątrz, w tym składnie oświadczeń woli w sprawach majątkowych w zakresie działalności Ośrodka,
2) organizowanie pracy i zapewnienie prawidłowego funkcjonowania Ośrodka,
3) nadzór nad wykonywaniem zadań określonych w ustawach, Statucie oraz zleconych na podstawie udzielonych upoważnień lub pełnomocnictw przez właściwe organy,
4) prowadzenie polityki kadrowej Ośrodka, a w szczególności w zakresie zatrudniania
i zwalniania pracowników,
5) gospodarowanie przekazanym mieniem komunalnym oraz środkami finansowymi, kierując się efektywnością ich wykorzystania na zasadach określonych obowiązującymi przepisami prawa,
6) dokonywanie czynności prawnych oraz zaciąganie zobowiązań w zakresie określonym
w pełnomocnictwach,
7) współpraca z organami administracji rządowej, samorządowej oraz innymi podmiotami działającymi w obszarze polityki społecznej,
8) wykonywanie zadań w sprawach przewidzianych ustawami na podstawie upoważnień udzielonych przez Wójta,
9) ustalenie zakresów działania komórek organizacyjnych Ośrodka oraz zadań wynikających z planów i przedsięwzięć,
10) wydawanie zarządzeń, instrukcji i regulaminów zgodnie z zakresem działania,
11) wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie zadań zleconych oraz zadań własnych zgodnie z upoważnieniami udzielonymi przez Wójta,
12) nadzór nad przygotowywaniem oceny zasobów pomocy społecznej,
13) składanie corocznych sprawozdań z działalności Ośrodka,
14) zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej,
15) wnioskowanie o zabezpieczenie środków finansowych na realizację zadań Ośrodka oraz składanie informacji z ich wykorzystania,
16) planowanie i wykonanie budżetu,
17) sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań w Ośrodku, w tym nad prowadzoną gospodarką finansową,
18) zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki,
19) dokonywanie okresowej oceny pracy pracowników,
20) organizowanie i sprawowanie nadzoru nad przeprowadzaniem inwentaryzacji,
21) gospodarowanie środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
22) rozpoznawanie skarg, wniosków i interwencji mieszkańców gminy.
3. Dyrektor sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą:
1) Zastępcy Dyrektora,
2) Głównego Księgowego,
3) Działu Kadrowo-Administracyjnego,
4) Działu ds. Asysty Rodzinnej,
5) Działu Pomocy Środowiskowej,
6) Inspektora Ochrony Danych.
§ 7.
1. Do zadań Zastępcy Dyrektora należy:
1) zastępowanie Dyrektora Ośrodka w czasie jego nieobecności, Zastępca Dyrektora wykonuje wówczas wszystkie jego czynności z wyjątkiem czynności z zakresu prawa pracy dotyczących zatrudnienia, zwalniania oraz wynagradzania pracowników,
2) wydawanie decyzji administracyjnych oraz podpisywane dokumentów, postanowień i zaświadczeń zgodnie z udzielonymi upoważnieniami,
3) nadzór nad działalnością podległych komórek, w tym organizowanie i nadzorowanie pracy pracowników w podległych komórkach organizacyjnych,
4) współdziałanie z Dyrektorem Ośrodka, w tym przy opracowywaniu planów finansowych w zakresie świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego, dodatków mieszkaniowych oraz dodatków energetycznych,
5) współdziałanie z istniejącymi na terenie gminy samorządami lokalnymi, instytucjami, organizacjami społecznymi i pozarządowymi, kościołami i związkami wyznaniowymi, zakładami pracy oraz osobami fizycznymi i prawnymi w realizacji zadań z pomocy społecznej,
6) nadzór nad organizacyjno-techniczną obsługą Zespołu Interdyscyplinarnego,
7) koordynacja opracowania i realizacji Gminnego Programu Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie,
8) obsługa Biuletynu Informacji Publicznej Ośrodka, oraz strony internetowej.
2. Zastępca Dyrektora sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą:
1) Działu Świadczeń Wychowawczych,
2) Działu Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego.
§ 8.
1. Główny księgowy organizuje i nadzoruje bieżącą działalność finansową Ośrodka oraz wykonuje zadania związane z prowadzeniem rachunkowości Ośrodka.
2. Do zadań Głównego Księgowego Ośrodka należy w szczególności:
1) prowadzenie bieżącej ewidencji finansowej wg zasad rachunkowości (w sposób prawidłowy, zapewniając rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne i bieżące przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej Ośrodka w urządzeniach księgowych: syntetycznych, analitycznych, na kontach przewidzianych w Zakładowym Planie Kont),
2) kontrola prawidłowości sporządzania dokumentów księgowych pod względem formalnym rachunkowym oraz obiegu dokumentów finansowo-księgowych,
3) prowadzenie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych w używaniu oraz wartości niematerialnych i prawnych,
4) przeprowadzanie inwentaryzacji majątku Ośrodka oraz prowadzenie ksiąg inwentarzowych,
5) rozliczenie inwentaryzacji majątku trwałego i wyposażenia,
6) prowadzenie likwidatury wg protokołów kasacji,
7) windykacja należności w drodze postępowania egzekucyjnego w administracji, w tym:
a) przygotowywanie dokumentacji związanej z kierowaniem do egzekucji administracyjnej tytułów wykonawczych, uzgodnienia stanu zadłużenia, wysyłanie upomnień, kierowanie tytułów egzekucyjnych do egzekucji,
b) nadzór nad ściąganiem należności poprzez: uzgadnianie wpłat, prowadzenie spraw związanych z wycofaniem, zwrotem tytułu wykonawczego, zawieszeniem lub umorzeniem postępowania egzekucyjnego,
c) współpraca z komórkami organizacyjnymi i instytucjami zewnętrznymi w zakresie realizowanych egzekucji.
8) sporządzanie sprawozdań, analiz i bilansów potrzeb w zakresie realizowanych zadań,
9) sporządzanie planów dochodów i wydatków Ośrodka,
10) nadzór i kontrola wykonania budżetu Ośrodka,
11) wnioskowanie w sprawach uzasadnionych zmian w budżecie Ośrodka,
12) dokonywanie przelewów z wszystkich rachunków bankowych Ośrodka na podstawie dokumentów źródłowych,
13) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi w zakresie opracowywania informacji i analiz finansowych,
14) bieżąca analiza wykorzystania środków przydzielonych z budżetu lub środków pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji Ośrodka,
15) dbałość o gospodarność i celowość wydatkowych środków budżetowych,
16) współpraca w zakresie spraw finansowych ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi Ośrodka.
3. Główny księgowy sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą:
1) Działu Finansowego.
Rozdział 3. Ogólne zasady organizacji Ośrodka
§ 9.
1. W celu sprawnej realizacji zadań statutowych Ośrodka wyodrębniono następujące podstawowe komórki organizacyjne:
1) Dyrektor,
2) Zastępca Dyrektora,
3) Główny Księgowy,
4) Dział ds. Asysty Rodzinnej,
5) Dział Pomocy Środowiskowej,
6) Dział Finansowy,
7) Dział Kadrowo-Administracyjny,
8) Dział Świadczeń Wychowawczych,
9) Dział Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego
10) Inspektor Ochrony Danych.
2. W strukturze Ośrodka działa także Zespół Interdyscyplinarny powołany odrębnym zarządzeniem Wójta a obsługę organizacyjno-techniczną zapewnia Ośrodek. Obsługa organizacyjno – techniczną polega na tym, iż:
1) cała dokumentacja gromadzona z posiedzeń zostaje odpowiednio zabezpieczona i przechowywana przez Ośrodek,
2) posiedzenia zespołu, oraz grup roboczych odbywają się w miarę możliwości w siedzibie Ośrodka lub w miejscu wskazanym przez Ośrodek.
3. Nadzór nad organizacyjno-techniczną obsługą sprawuje Zastępca Dyrektora Ośrodka.
4. Zadaniem zespołu jest integrowanie i koordynowanie działań członków zespołu
w zakresie przeciwdziałania przemocy w rodzinie i ochrony ofiar przemocy w rodzinie.
5. Do zadań Zespołu Interdyscyplinarnego należy:
1) diagnozowanie problemu przemocy w rodzinie;
2) podejmowanie działań w środowisku zagrożonym przemocą w rodzinie mającym na celu przeciwdziałanie temu zjawisku;
3) inicjowanie interwencji w środowisku dotkniętym przemocą w rodzinie;
4) rozpowszechnianie informacji o instytucjach, osobach i możliwościach udzielenia pomocy w środowisku lokalnym;
5) inicjowanie działań w stosunku do osób stosujących przemoc w rodzinie.
6. W ramach Zespołu Interdyscyplinarnego mogą być tworzone grupy robocze, których zadaniem jest:
1) opracowanie i realizacja planu pomocy w indywidualnych przypadkach wystąpienia przemocy w rodzinie;
2) monitorowanie sytuacji rodzin, w których dochodzi do przemocy oraz rodzin zagrożonych wystąpieniem przemocy;
3) dokumentowanie działań podejmowanych wobec rodzin, w których dochodzi do przemocy oraz efektów tych działań.
7. Dyrektor Ośrodka może tworzyć zespoły będące odrębnymi komórkami organizacyjnymi lub działającymi w ramach działów.
8. Pracą wyodrębnionych w strukturze działów kieruje Dyrektor lub Zastępca.
9. Zakres wykonywanych zadań oraz zasady podziału czynności i indywidualnej odpowiedzialności zostały określone w zakresach czynności pracowników, udzielonych upoważnieniach oraz pełnomocnictwach oraz wynikają z przepisów prawa określających zasady wykonywania zadań z zakresu obowiązujących ustaw.
§ 10.
1. Strukturę organizacyjną Ośrodka przedstawia załącznik do niniejszego Regulaminu.
§ 11.
1. Pracownicy wykonują zadania zgodnie z przyjętymi przez nich zakresami czynności zatwierdzonymi przez Dyrektora.
2. Zakresy czynności pracownicy otrzymują wraz z umową o pracę, a ich kopie przechowywane są w aktach osobowych pracownika.
3. Zakresy czynności powinny zawierać w swej treści obowiązki, uprawnienia i zakres odpowiedzialności pracownika.
Rozdział 4. Zadania podstawowych komórek organizacyjnych
§ 12.
1. Do wspólnych zadań podstawowych komórek organizacyjnych Ośrodka należy
w szczególności:
1) właściwa i terminowa realizacja zadań,
2) opracowywanie propozycji do projektu planu finansowego Ośrodka, w części dotyczącej zakresu działania,
3) przygotowywanie projektów programów,
4) opracowywanie okresowych raportów o potrzebach związanych z prawidłową realizacją zadań,
5) opracowywanie sprawozdań i analiz z działalności komórki organizacyjnej zgodnie
z harmonogramem,
6) przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań,
7) inicjowanie nowych rozwiązań służących podwyższeniu jakości realizowanych usług
i obsługi klientów,
8) współpraca z odpowiednimi komórkami organizacyjnymi, w zakresie koordynacji działań dotyczących funkcjonowania Ośrodka jako całości,
9) sprawowanie nadzoru nad prawidłowym i zgodnym z przeznaczeniem użytkowaniem mienia i sprzętu,
10) planowanie i gospodarowanie środkami finansowymi przewidzianymi w budżecie Ośrodka, współpraca w tym zakresie z głównym księgowym,
11) rozpatrywanie wniosków według właściwości,
12) terminowe przygotowywanie materiałów oraz projektów odpowiedzi na zapytania
z zakresu informacji publicznej,
13) informowanie przełożonego i Dyrektora o zdarzeniach, które mogą być powodem braku równowagi budżetowej,
14) współdziałanie z właściwymi organami administracji rządowej, samorządowej
i organizacjami społeczno-politycznymi na terenie Gminy,
15) realizacja zamówień publicznych, w stosunku do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych,
16) udział w wykonywaniu zadań związanych z bezpieczeństwem danych osobowych oraz ochroną informacji niejawnych,
17) przygotowywanie dokumentacji do archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi procedurami,
18) systematyczne podnoszenie swoich kwalifikacji w zakresie wykonywanej pracy
w szczególności poprzez udział w szkoleniach i samokształceniu,
19) przygotowywanie projektów dokumentów w sprawach objętych zakresem działania Ośrodka:
a) decyzji administracyjnych i postanowień
b) umów i porozumień,
c) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,
d) odpowiedzi na skargi i wnioski,
e) pism.
§ 13.
1. Do podstawowych zadań Działu Pomocy Środowiskowej należy w szczególności:
1) PRACOWNICY SOCJALNI:
a) rozeznanie i ustalanie potrzeb z zakresu pomocy społecznej w przydzielonym rejonie działania,
b) świadczenie pracy socjalnej,
c) udzielanie informacji, wskazówek i porad w zakresie rozwiązywania spraw życiowych osobom, które dzięki tej pomocy będą zdolne do samodzielnego ich rozwiązywania,
d) udzielanie pomocy zgodnie z zasadami etyki zawodowej,
e) pobudzanie społecznej aktywności i inspirowanie działań samopomocowych w zaspokajaniu niezbędnych potrzeb życiowych osób, rodzin, grup i środowisk społecznych,
f) współpraca i współdziałanie z innymi specjalistami w celu przeciwdziałania i ograniczenia patologii i skutków negatywnych zjawisk społecznych, a także łagodzenia skutków ubóstwa,
g) współpraca z działającymi na terenie Gminy instytucjami, organizacjami społecznymi, kościołami innymi związkami wyznaniowymi, fundacjami, stowarzyszeniami, samorządem gminy, placówkami służby zdrowia, placówka mi oświatowo- wychowawczymi, osobami fizycznymi
i prawnymi oraz innymi instytucjami i jednostkami realizującym i zadania z zakresu pomocy społecznej.
h) współdziałanie z placówkami służby zdrowia, placówkami oświatowo-wychowawczymi w zakresie pomocy społecznej,
i) współuczestniczenie w inspirowaniu, opracowaniu, wdrożeniu oraz rozwijaniu regionalnych i lokalnych programów pomocy społecznej ukierunkowanych na podnoszenie jakości życia,
j) sporządzanie wymaganej dokumentacji wraz z załącznikami dla celów przyznawania świadczeń z pomocy społecznej, przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych, przygotowanie listy wypłat, wprowadzanie danych osobowych do systemu komputerowego na podstawie złożonych wniosków,
k) prowadzenie dokumentacji z przebiegu pracy z osobami i rodzinami objętymi działaniami pracownika socjalnego,
l) sporządzanie kontraktów socjalnych dla celów pomocy społecznej i dla celów projektów systemowych,
m) sporządzanie sprawozdań i analiz w zakresie wykorzystania środków z pomocy społecznej,
n) realizacja innych zadań zleconych przez pracodawcę zgodnie z zapisami obowiązujących przepisów prawnych.
2) USŁUGI OPIEKUŃCZE:
a) świadczenie usług opiekuńczych w domu klienta obejmujących pomoc w zaspokajaniu codziennych potrzeb życiowych, opiekę higieniczną, zleconą przez lekarza pielęgnację oraz, w miarę możliwości, zapewnienie kontaktów z otoczeniem
3) SPECJALISTYCZNE USŁUGI OPIEKUŃCZE:
a) świadczenie specjalistycznych usług opiekuńczych określonych Rozporządzeniem Ministra Polityki Społecznej z dnia 22 września 2005 r. w sprawie specjalistycznych usług opiekuńczych, dostosowanych do szczególnych potrzeb osób wymagających pomocy w formie specjalistycznych usług wynikających z rodzaju ich schorzenia lub niepełnosprawności,
b) świadczenie usług poradnictwa psychologicznego w ramach specjalistycznych usług opiekuńczych.
- POMOC MATERIALNA DLA UCZNIÓW
- realizacja zadań z zakresu pomocy materialnej dla uczniów, w tym wydawanie i przyjmowanie wniosków o przyznawanie stypendiów i zasiłków szkolnych,
- udzielanie informacji dotyczących przepisów ustawy o systemie oświaty w zakresie dotyczącej udzielania pomocy materialnej dla uczniów,
- wydawanie decyzji w zakresie dotyczącym udzielania pomocy materialnej uczniom,
- analiza celowości wydatków poniesionych przez świadczeniobiorcę,
- prowadzenie postępowań w sprawie świadczeń nienależnie pobranych,
- terminowe sporządzanie list wypłat.
3. Do podstawowych zadań Działu Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego należy w szczególności:
1) przyjmowanie wniosków o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych, z funduszu alimentacyjnego, oraz świadczenia „Za życiem",
2) ewidencjonowanie i rozliczanie kwot z tytułu nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych, z funduszu alimentacyjnego i świadczenia „Za życiem",
3) opłacanie składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz ubezpieczenie zdrowotne z tytułu wypłaty świadczenia pielęgnacyjnego, specjalnego zasiłku opiekuńczego i zasiłku dla opiekuna,
4) prowadzenie postępowania wobec dłużników alimentacyjnych oraz egzekucji należności z tytułu otrzymanych przez osobę uprawnioną świadczeń z funduszu alimentacyjnego,
5) współpraca z komornikami w zakresie prowadzonych postępowań wobec dłużników alimentacyjnych, w tym kierowanie wniosków o wszczęcie, przyłączenie lub rozszerzenia postępowania egzekucyjnego,
6) prowadzenie dokumentacji świadczeniobiorców zgodnie z Rzeczowym Wykazem Akt,
7) współpraca z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Powiatowym Urzędem Pracy, Urzędem Skarbowym, z zakładami pracy i innymi instytucjami oraz komórkami organizacyjnymi Ośrodka w zakresie prowadzonych spraw,
8) realizacja zadań wynikających z rządowego programu „Czyste Powietrze”, a w szczególności wydanie zaświadczenia o wysokości przeciętnego miesięcznego dochodu przypadającego na członka gospodarstwa domowego, na podstawie art. 411 ust. 10o ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska, oraz rozporządzenia Ministra Klimatu z dnia 2 października 2020 r. w sprawie określenia wzoru żądania wydania zaświadczenia o wysokości przeciętnego miesięcznego dochodu jednego członka gospodarstwa domowego osoby fizycznej oraz wzoru tego zaświadczenia,
4. Do podstawowych zadań Działu Świadczeń Wychowawczych należy w szczególności:
1) przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego oraz świadczenia „Dobry start” na podstawie wymaganej dokumentacji wraz z załącznikami,
2) prowadzenie rejestru wniosków świadczeń wychowawczych oraz świadczeń „Dobry start”,
3) przygotowywanie i sporządzanie decyzji dotyczących wypłaconych świadczeń,
4) wprowadzanie danych dotyczących świadczeń wychowawczych oraz świadczeń „Dobry start” do bazy komputerowej,
5) prowadzenie korespondencji w zakresie realizowanych zadań,
6) przyjmowanie i rejestrowanie wnoszonych pism, zażaleń wyjaśnień, odwołań,
7) prowadzenie rejestru rozstrzygnięć, decyzji i postanowień w sprawie świadczeń wychowawczych i świadczeń „Dobry start”,
8) prowadzenie dokumentacji spraw w poszczególnych teczkach w zależności od formy przyznanego świadczenia,
9) prowadzenie dokumentacji związanej z odwołaniami od decyzji,
10) wystawianie zaświadczeń odnośnie udzielanych świadczeń,
11) sporządzanie list wypłat świadczeń wychowawczych i świadczeń „Dobry start”
12) sporządzanie bilansów potrzeb i sprawozdawczości w sprawach świadczeń wychowawczych oraz świadczeń „dobry Start”,
13) wykonywanie innych zadań wynikających z zakresu obowiązków pracownika,
14) bieżąca obsługa interesantów, w tym udzielanie informacji na wniosek świadczeniobiorcy lub na wniosek innych urzędów i instytucji w zakresie realizowanych zadań,
15) przygotowywanie danych statystycznych i analitycznych z zakresu realizowanych zadań.
5. Do podstawowych zadań Działu ds. Asysty Rodzinnej należy w szczególności:
1) zapewnienie wsparcia rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych, które polega w szczególności na:
a) analizie sytuacji rodziny i środowiska rodzinnego oraz przyczyn kryzysu w rodzinie,
b) wzmocnieniu roli i funkcji rodziny,
c) rozwijaniu umiejętności opiekuńczo-wychowawczych rodziny,
d) podniesieniu świadomości w zakresie planowania oraz funkcjonowania rodziny,
e) pomocy w integracji rodziny,
f) przeciwdziałaniu marginalizacji i degradacji społecznej rodziny,
g) dążeniu do reintegracji rodziny,
2) prowadzenie pracy z rodziną, szczególności w formie:
a) konsultacji i poradnictwa specjalistycznego,
b) terapii i mediacji,
c) usług dla rodzin z dziećmi, w tym usług opiekuńczych i specjalistycznych,
d) pomocy prawnej, szczególnie w zakresie prawa rodzinnego,
e) organizowania dla rodzin spotkań, mających na celu wymianę ich doświadczeń oraz zapobieganie izolacji, zwanych dalej "grupami wsparcia" lub "grupami samopomocowymi", oraz w przypadku czasowego umieszczenia dziecka poza rodzina,
3) wspieranie i praca z rodzinami przeżywającymi trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawcze,
4) prowadzenie spraw związanych z ustanowieniem rodzin wspierających oraz ze zwrotem kosztów ponoszonych przez rodziny wspierające,
5) opracowywanie 3-letniego gminnego programu wspierania rodziny oraz nadzór nad jego realizacją.
6. Do podstawowych zadań Działu Finansowego należy w szczególności:
1) prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2) prowadzenie ewidencji księgowej wszystkich składników majątkowych,
3) prowadzenie gospodarki finansowej Ośrodka,
4) współudział w opracowywaniu kosztorysów projektów socjalnych i programów społecznych w tym współfinansowanych ze środków UE,
5) rozliczanie środków pomocowych UE pozyskanych na realizację programów społecznych,
6) doradztwo dla członków zespołów projektowych w zakresie finansowania projektów
i programów społecznych w tym współfinansowanych ze środków pomocowych UE,
7) obsługa przelewów w programie bankowym,
8) księgowanie dokumentów w programie komputerowym,
9) prowadzenie rejestru dłużników nienależnie pobranych świadczeń,
10) stała współpraca z głównym księgowym,
11) ustalanie sald bankowych do sprawozdań,
12) obsługa systemu „Płatnik",
13) sporządzanie list wypłat wynagrodzeń dla pracowników Ośrodka.
7. Do podstawowych zadań Działu Kadrowo-Administracyjnego należy w szczególności:
1) SPRAWY KADROWE:
a) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,
b) sporządzanie wszelkich umów o pracę, umów cywilnoprawnych, świadectw pracy, zaświadczeń i innych dokumentów dotyczących zatrudniania i wynagrodzeń pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz instrukcją kancelaryjną Ośrodka,
c) przygotowywanie dokumentów związanych z zatrudnianiem i rozwiązywaniem umów o pracę,
d) obsługa programu płacowego,
e) przygotowywanie sprawozdań z zakresu prowadzonych spraw,
f) przygotowywanie danych do planu finansowego w zakresie spraw dotyczących zatrudnienia,
g) kontrola dyscypliny pracy,
h) przygotowywanie rocznych planów urlopów pracowników,
i) prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników,
j) prowadzenie dokumentacji związanej z zawieraniem przez Ośrodek umów zlecenia i umów o dzieło oraz prowadzenie rejestru tych umów,
k) prowadzenie spraw związanych ze współpracą Ośrodka z Urzędem Pracy,
l) współudział w realizacji projektów socjalnych i programów społecznych, w tym współfinansowanych ze środków UE w zakresie objętym działaniem stanowiska pracy,
m) prowadzenie ewidencji nieobecności pracowników Ośrodka,
n) sporządzanie list płac dla pracowników Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej
w Czosnowie, jak również dla osób zatrudnionych w ramach umów cywilnoprawnych;
o) sporządzanie przelewów naliczonych wypłat;
p) prowadzenie kartotek wynagrodzeń pracowników Ośrodka;
q) prowadzenie kart zasiłków dotyczących wypłaty świadczeń ZUS;
r) sporządzanie i przesyłanie w programie Płatnik dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych dotyczących comiesięcznego rozliczania składek społecznych oraz zdrowotnych wszystkich pracowników, zleceniobiorców oraz sporządzanie miesięcznych raportów ZUS RMUA;
s) sporządzanie deklaracji podatkowych do Urzędu Skarbowego ;
t) prowadzenie spraw związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych
u) sporządzanie sprawozdań dotyczących zatrudnienia i wynagradzania w Ośrodku;
v) sporządzanie sprawozdań statystycznych;
w) sporządzanie i przesyłanie w programie Płatnik dokumentów zgłoszeniowych
i deklaracji rozliczeniowych dotyczących comiesięcznego rozliczania składek społecznych oraz zdrowotnych świadczeniobiorców pobierających zasiłki stałe, świadczenia pielęgnacyjne i zasiłki dla opiekunów;
x) sporządzanie dokumentów stanowiących podstawę wykonania przelewów składek ZUS, zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, wynagrodzeń na indywidualne konta pracowników oraz innych potrąceń z list płac;
y) archiwizacja dokumentacji księgowej, płacowej i kadrowej;
2) SPRAWY ADMINISTRACYJNE
a) prowadzenie sekretariatu,
b) nadzorowanie prawidłowego funkcjonowania bieżących dostaw do Ośrodka energii elektrycznej, energii cieplnej, dostawy wody oraz odprowadzania ścieków i wywozu śmieci,
c) zabezpieczenie potrzeb Ośrodka w zakresie wyposażenia w urządzenia techniczne, materiały biurowe i sprzęt biurowy;
d) prowadzenie gospodarki materiałowo-magazynowej;
e) likwidacja majątku wycofanego z użycia;
f) sprawowanie nadzoru nad budynkami Ośrodka oraz posesjami wokół nich,
g) zapewnienie porządku i czystości w budynku Ośrodka, a także terenów przyległych, w tym nadzór nad sprzątaczkami,
h) prowadzenie archiwum zakładowego,
i) przygotowywania sprawozdań dot. gospodarki odpadami w Ośrodku,
j) koordynowanie prac dotyczących realizacji usług opiekuńczych,
k) prowadzenie dziennika korespondencji przychodzącej i wychodzącej w Ośrodku,
l) bieżąca administracja budynków tj. nadzorowanie konserwacji, przeglądów budynków i urządzeń,
m) planowanie, organizowanie i prowadzenie postępowań w zakresie zamówień publicznych,
n) prowadzenie Rejestru skarg i wniosków,
o) prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego i licencji oprogramowania,
p) natychmiast owe interweniowanie w przypadku awarii sprzętu lub oprogramowania,
q) planowanie i dokonywanie zakupów sprzętu i oprogramowania zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.
3) DODATKI MIESZKANIOWE I ENERGETYCZNE
a) przyjmowanie wniosków oraz realizacja zadań z zakresu przyznawania dodatków mieszkaniowych i energetycznych,
b) prowadzenie rejestrów przyznanych decyzji i realizowanych dodatków mieszkaniowych i energetycznych
c) opracowywanie i sporządzanie decyzji administracyjnych z dodatków mieszkaniowych i energetycznych,
d) sporządzanie list wypłat, poleceń przelewów i przekazów pocztowych z zakresu dodatków mieszkaniowych i energetycznych,
e) prowadzenie rejestrów przyznanych decyzji i realizowanych świadczeń z zakresu pomocy społecznej, dodatków mieszkaniowych i energetycznych.
- KARTA DUŻEJ RODZINY
a) Realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 5 grudnia 2014 r. o Karcie Dużej Rodziny, w tym przyjmowanie wniosków o przyznanie karty lub wydanie duplikatu karty,
b) prowadzenie postępowania w sprawie wydania karty bądź jej duplikatu,
c) wydawanie decyzji w postępowaniu.
8. Do zadań Inspektora Ochrony Danych należy:
1) prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych przez Ośrodek, jako administratora danych osobowych,
2) prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,
3) informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy niniejszego rozporządzenia oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie,
4) monitorowanie przestrzegania niniejszego rozporządzenia, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty,
5) udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 RODO,
6) współpraca z organem nadzorczym,
7) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 RODO, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach.
Rozdział 5. Zasady załatwiania indywidualnych spraw obywateli, skarg i wniosków
§ 14.
1. Zasady postępowania w sprawach wnoszonych przez obywateli oraz terminy ich załatwiania określa kodeks postępowania administracyjnego.
2. Wniesione sprawy są ewidencjonowane w rejestrach spraw.
§ 15.
1. Pracownicy są zobowiązani do sprawnego, sumiennego, terminowego i bezstronnego załatwiania indywidualnych spraw obywateli, kierując się przepisami prawa, a w szczególności do:
1) sumienne wykonywanie powierzonych czynności zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, posiadaną wiedzą specjalistyczną oraz poleceniami przełożonego,
2) przestrzeganie tajemnicy służbowej oraz zachowanie w tajemnicy informacji uzyskanych podczas przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych, kartotekach, skorowidzach, księgach, wykazach i innych zbiorach ewidencyjnych - także po ustaniu zatrudnienia,
3) przedkładanie spraw do kontroli przełożonym lub organom do tego uprawnionym, składanie w tym zakresie wyjaśnień i dodatkowych informacji,
4) efektywne wykorzystanie czasu pracy na wykonywanie obowiązków służbowych,
5) niezwłoczne wykonywanie doraźnych zadań zleconych przez Dyrektora lub bezpośredniego przełożonego,
6) przestrzeganie ustalonego w Ośrodku czasu pracy,
7) dbałość o dobro Ośrodka, ochronę mienia służbowego i używanie go wyłącznie z jego przeznaczeniem,
8) dbanie o godny wizerunek pomocy społecznej i przestrzeganie zasad etyki zawodowej,
9) udzielanie pomocy współpracownikom,
10) dbałość o dobrą współpracę i wymianę informacji ze wszystkimi pracownikami Ośrodka,
11) podnoszenie kwalifikacji zawodowych oraz uzupełnianie wiadomości fachowych
i wykorzystanie ich podczas wykonywania pracy.
§ 16.
1. Merytoryczne rozpatrywanie spraw należy do pracownika, właściwego ze względu na przedmiot sprawy.
2. Rozpatrywanie spraw odbywa się w terminach, o których mowa w Kodeksie postępowania administracyjnego.
§ 17.
1. Przyjęcia interesantów odbywają się w godzinach pracy Ośrodka, tj. w poniedziałki od 8.00 do 17.00, natomiast od wtorku do piątku w godzinach od. 8.00 do 16.00.
§ 18.
1. Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie lub za pomocą faxu, pocztą elektroniczną oraz ustnie do protokołu.
2. Przekazaną do załatwienia skargę lub wniosek przekazuje się Dyrektorowi lub pracownikowi, który winien niezwłocznie dokonać ich rozpatrzenia.
3. Odpowiedź na skargę lub wniosek podpisuje Dyrektor lub upoważniona przez niego osoba.
4. Wnioski i skargi skierowane do Ośrodka podlegają wpisowi do rejestru. Rejestr zawiera następujące pozycje:
1) nr porządkowy,
2) data wpisu,
3) imię i nazwisko interesanta,
4) skrócona treść wniosku lub skargi,
5) imię i nazwisko osoby załatwiającej,
6) sposób i datę załatwienia.
5. Rejestr skarg prowadzi Dział Kadrowo Administracyjny.
Rozdział 6. Kontrola wewnętrzna
§ 19.
1. Celem kontroli wewnętrznej jest zapewnienie właściwej działalności Ośrodka, terminowego i zgodnego z przepisami załatwiania spraw i niedopuszczenie do nadużyć i strat.
2. Kontrolę sprawują:
1) Dyrektor - w stosunku do wszystkich pracowników Ośrodka,
2) Zastępca Dyrektora - w stosunku do podległych pracowników,
3) Główny Księgowy - w zakresie działalności finansowej,
4) pracownicy upoważnieni przez Dyrektora we wskazanym zakresie.
3. Działalność kontrolna prowadzona jest na podstawie obowiązujących przepisów.
§ 20.
1. Kontrola obejmuje w szczególności:
1) wykonywanie zadań planowych,
2) przestrzeganie terminów oraz poprawności merytorycznej załatwianych spraw,
3) przestrzeganie aktualnych przepisów prawnych w zakresie działalności Ośrodka.
Rozdział 7. Kontrola zarządcza
§ 21.
1. W Ośrodku funkcjonuje kontrola zarządcza, która stanowi ogół działań zmierzających
do realizacji celów i zadań, podejmowanych w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
2. Szczegółowe wytyczne dotyczące zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej
i efektywnej kontroli zarządczej określa Dyrektor odrębnym zarządzeniem.
Rozdział 8. Postanowienia końcowe
§ 22.
1. Sprawy nieuregulowane Regulaminem, a dotyczące funkcjonowania Ośrodka ustala Dyrektor zarządzeniami wewnętrznymi.
§ 23.
1. Zmiana Regulaminu może nastąpić w drodze zarządzenia Dyrektora.
Załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Czosnowie
